Wissenstransportkanäle
Wissenstransportkanäle
Um den Wissensfluss in einer Firma durch ein elektronisches System unterstützen zu können, müssen zunächst einmal einige Eckdaten über diesen Fluss bekannt sein. Im vorangegangenen Abschnitt wurde die Form des vorliegenden Wissens untersucht. Dieser Abschnitt widmet sich den Kanälen, auf denen das Wissen verteilt werden kann.
Gespräche
Das persönliche Gespräch grenzt sich gegenüber eine Besprechung durch seinen informellen Charakter ab. Während bei Besprechungen meist Protokolle geführt werden und vorab eine Agenda verteilt wird, ist mit dem Begriff Gespräch das zufällige Aufeinandertreffen der Gesprächspartner gemeint (zum Beispiel der gemeinsame Kaffee am Morgen).
Durch das ungezwungene Zusammentreffen entsteht eine offene und ungezwungene Atmosphäre, die oft zu kreativen Ergebnissen führt.
Die Tatsache, dass zur Gesprächsteilnahme keine Verpflichtung besteht, deutet darauf hin, dass alle Teilnehmer Eigenmotivation zu dem entsprechenden Thema mitbringen.
In einem Gespräch kann durch den intensiven Kontakt eine Vertrauensatmosphäre aufgebaut werden, die wichtig ist, um eine offene Diskussion in einem kontaktlosen Medium (zum Beispiel dem Web) zu ermöglichen.
Fazit: Ein wichtiges Ziel des entstehenden Wissensmanagementsystems ist es, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Die Kontaktaufnahme mit Wissensträgern soll erleichtert werden.
Besprechungen
Einige Eigenschaften der Besprechung wurden bereits in der Sektion Gespräche erwähnt. Um Besprechungen aus Wissenssicht effizient zu gestalten, sollten einige Punkte beachtet werden.
Der Versand einer Agenda (Vorankündigung der Besprechung) an alle Teilnehmer bietet den Vorteil, dass sich alle Teilnehmer bereits auf die Themen einstellen können und grundlegende Fragen nicht erst in der Besprechung geklärt werden müssen.
Das protokollarische Festhalten der Besprechungsergebnisse in schriftlicher Form hat den Vorteil, dass Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, schnell Einblick in die Ergebnisse bekommen können. Außerdem kann das Protokoll als schriftliche Zieldefinition aufgefasst werden, die zur Kontrolle der Zielerreichung herangezogen werden kann.
Fazit: In einem Wissensmanagementsystem sollte der Besprechungsprozess unterstützt werden. Das kann dadurch geschehen, dass im System eine Agenda erstellt werden kann, die dann per Email verschickt wird. Diese Agenda bietet auch das Grundgerüst für das zu erstellende Protokoll.
Seminare
Seminare sind ein vielgenutztes Werkzeug der Weiterbildung am Institut. Es existieren Seminare zu fachlichen und nicht fachlichen Themen. Seminare sind meist nach dem Prinzip des Frontalunterrichts aufgebaut und regen damit nur bedingt zur Interaktion an.
Seminare werden meist durch externe Seminarveranstalter durchgeführt. Es besteht momentan keine Möglichkeit, im Intranet eine komplette Seminarliste einzusehen und Seminare zu kommentieren. Eine solche Möglichkeit kann durch die Etablierung einer Metadatenerfassung eingerichtet werden.
Fazit: Der Wert von Seminaren kann dadurch gesteigert werden, dass jeder einzelne Seminarteilnehmer die Möglichkeit bekommt, Seminare zu kommentieren (und dadurch zu bewerten) und es somit zukünftigen Teilnehmern erleichtert wird, den Wert eines Seminars abzuschätzen.
Vorträge
Bei den meisten regelmäßigen Besprechungsterminen werden in einem bestimmten Turnus auch Vorträge gehalten. Bei einer Abteilungsbesprechung wird beispielsweise ein Vortrag von einem Mitarbeiter vorbereitet und während der Besprechung gehalten.
Dadurch können alle Mitarbeiter der Abteilung auch über Projekte oder Techniken informiert werden, an denen sie selbst nicht arbeiten. Die Gruppen- und Abteilungsgrenzen werden mit den Vorträgen selten durchbrochen. Begleitmaterialien zu den Vorträgen (Handout, Folie, etc.) sind normalerweise nicht institutsweit verfügbar.
Fazit: Vorträge sind wichtig, um Wissen über Projektgrenzen hinweg zu vermitteln. Wenn die gehaltenen Vorträge zusätzlich in elektronischer Form ablegt und damit institutsweit verfügbar gemacht werden, können damit auch Abteilungsgrenzen überwunden werden.
(Interne) Workshops
Ein Workshop grenzt sich von Seminaren und Vorträgen dadurch ab, dass sich die Teilnehmer den Inhalt teilweise selbst erarbeiten müssen (engl.: to work, arbeiten). Ein Vorteil von Workshops ist, dass sich durch sie interne Expertennetzwerke bilden, die in ihren Interessen übereinstimmen und somit Fachwissen austauschen können.
Fazit: Die Durchführung von internen Seminaren und Workshops sollte so einfach wie möglich gestaltet werden, um den Wissensaustausch auf Basis dieses Mediums zu fördern.
Die elektronische Post ist ein wichtiger Kanal für den Transport von Wissen. Neben der Kommunikation zwischen Personen oder Gruppen von Personen, die normalerweise bidirektional abläuft, wird über dieses Medium auch unidirektionale Kommunikation (=Broadcast) betrieben. Das ist hauptsächlich für die Verteilung von Protokollen (zum Beispiel vom Infotreff, den EIL-Sitzungen, etc.) der Fall, wird aber auch für Ankündigungen aller Art genutzt.
Nachteil ist, wie bai Maillisten auch, die fehlende, für alle Betroffene zugängliche Archivierung der Nachrichten. Des weiteren stehen neuen Mitarbeitern die alten Mails nicht zur Verfügung.
Fazit: Verbunden mit dem Broadcast von Informationen per Email sind die bereits aufgeführten Nachteile. Das zu konzipierende System sollte eine alternative Möglichkeit bieten, Protokolle u.ä. publik zu machen.
Dokumente
Die wichtigsten Eigenschaften von Dokumenten als Wissensträgern wurden bereits genannt. Es bleibt anzumerken, dass die beiden Hauptkanäle für die Verbreitung von Dokumenten die Email (als Attachment) und das Filesystem sind.
Intranet
Das Intranet als Wissensträger ist am IIS bisher weitgehend ungenutzt und bietet großes Potential. Es gibt keinen Bereich, der die Verwaltung von Wissen in einer der angesprochenen Formen ausreichend unterstützt.
Die Intranettechnik bietet sich aufgrund ihrer großen Verbreitung und Akzeptanz an, um mit ihr ein Wissensmanagementsystem zu implementieren, das allerdings nicht nur auf statischen Inhalt zurückgreift, sondern viel Dynamik und Interaktion bietet.
Fazit: Das Wissensmanagementsystem soll das aktuell am IIS vorhandene Intranet ersetzen.