Wissensformen

Wissensformen

Bei Wissensformen kann man grundsätzlich zwischen explizitem und implizitem Wissen unterscheiden ¹:

• Explizites Wissen (explicit knowledge) kann in Sprache ausgedrückt und zwischen Individuen transferiert werden. Als Vereinfachung ist unter explizitem Wissen das Wissen zu verstehen, das in Form von Dokumenten, Anleitungen, etc. erfasst werden kann.
• Im Gegensatz dazu ist implizites Wissen (tacit knowledge) immer an Personen gebunden und ergibt sich aus deren persönlicher Erfahrung, Perspektive und Wertvorstellungen. Implizites Wissen ist immer an Menschen oder Gruppen von Menschen gebunden. Der Übergang von implizitem zu explizitem Wissen kann zum Beispiel durch Dokumentation vollzogen werden.

Explizites Wissen

Bücher

Bücher sind nach wie vor eine der wichtigsten Quellen für Wissen. Zu beinahe allen Themengebieten gibt es Standardwerke, die in dieser Ausführlichkeit und fachlichen Tiefe nicht im Internet zu finden sind.

Am IIS gibt es eine hauseigene Bibliothek (http://www-local/private/iisinfo/bib), die sowohl einen Präsenzbestand pflegt als auch für die Beschaffung von neuen Büchern verantwortlich ist. In den Intranetseiten der Bibliothek besteht die Möglichkeit, den Bestand abzufragen.

Das Suchinterface (http://www-local/private/cgi-bin/buchneu.pl) lässt detaillierte Abfragen nicht zu und schließt Zeitschriften nicht mit ein. Sinnvoll wäre die Einbindung der Datenbank in ein globales Suchinterface, das gleichzeitig auch in Diskussionsgruppen, FAQs, etc. suchen kann.

Eine weitere Verbesserung wäre die Erfassung von weiterführenden Informationen zu Büchern und Zeitschriften. So könnte jeder Mitarbeiter, der ein Buch benutzt, Beurteilungen, Hinweise auf Links, Artikel und weitere Bücher empfehlen.

Des weiteren verfügt das Institut über einen CD-Server (http://cdserv03), auf dem die Jahrgangs-CDs einiger Zeitschriften verfügbar sind (zum Beispiel Microsoft Developper Network). Dieses Angebot sollte im Bereich der Fachliteratur und der Jahrgangs-CDs verschiedener Zeitschriften ausgebaut werden und um ein Suchinterface erweitert werden.

Fazit: Das existierende Angebot der IIS Bibliothek ist gut aber ausbaufähig. Insbesondere sollte die Verbesserung des Suchinterface und die Einbindung von Zeitschriften angedacht werden. Zu den Ressourcen wäre eine Erfassung von Metadaten und die Möglichkeit, Kommentare bzw. weiterführende Informationen abzulegen, sinnvoll.

Dokumente

Einen großen Anteil an der Wissensspeicherung haben Dokumente in elektronischer und in Papierform.

Ein Dokumentenmanagementsystem, das den Mitarbeitern viel Arbeit bei der Verwaltung und dem Auffinden von Dokumenten abnehmen könnte, ist am IIS nicht im Einsatz. Ein solches ist in der Lage, elektronische Dokumente und Papierdokumente zu verwalten. Im Bereich der Dokumentenverwaltung ergeben sich aus der vorhandenen Heterogenität einige Schwierigkeiten, die im Folgenden genannt werden.

Es ist sehr schwer, Speicherplatz zur Verfügung zu stellen, der von allen Plattformen aus mit den gleichen Rechten benutzt werden kann. Das führt dazu, dass Transferverzeichnisse im Einsatz sind, auf die alle Mitarbeiter Lese- und Schreibrecht haben. Sowohl aus Sicherheits- als auch aus Administrationssicht ist diese Lösung ungeeignet.

Durch die Vielzahl der im Einsatz befindlichen Softwarepakete können Standardvorlagen nicht ausreichend unterstützt werden. Folglich wird durch die Mitarbeiter viel Energie in die Entwicklung von brauchbaren Vorlagen gesteckt, die dann allerdings nicht öffentlich zur Verfügung stehen, sondern auf den Rechnern der einzelnen Mitarbeitern verbleiben.

Den Mitarbeitern wird für das Erstellen Ihrer Dokumente kein Softwarepaket nahegelegt. Daraus ergibt sich das Problem, dass beispielsweise ein Bericht mit den unterschiedlichsten Programmen verfasst werden kann und dann in einem Format vorliegt, das von anderen nicht gelesen werden kann. Die Wiederverwendbarkeit von Dokumenten wird dadurch stark eingeschränkt. Im Einsatz sind Microsoft Office, Staroffice, Framemaker, Lotus Notes, Pagemaker und LaTeX.

Die Dokumentenablage ist nicht genormt oder vorgeschrieben. Das führt dazu, dass jeder Mitarbeiter seine Dokumente nach eigenen Schema benennen und ablegen kann. Zusatzinformationen (Metadaten) zu den Dokumenten (Autor, Datum, Version, Abstract) werden nicht erfasst.

Fazit: Ein Dokumentenmanagementsystem kann die Grenzen von Plattformen durchbrechen und den Dokumentenbestand transparent und nutzbar machen. Parallel zu einem solchen System müssen Regeln eingeführt werden, wie Dokumente einzustellen und welche Metainformationen (zum Beispiel Abstract) anzugeben sind.

Notiz: Dokumentenmanagement ist sehr umfassend und deswegen bei dem hier konzipierten System nicht berücksichtigt worden. Aus der Vielzahl der verfügbaren Produkte sollte eines ausgewählt werden, das sich problemlos in andere Anwendungen integrieren lässt. Weitere Informationen zur Vorgehensweise finden sich im Intranet Design Magazine.

Newsgruppen (Usenet)

Das Usenet ist relativ unbekannt, obwohl aus diesem großer Nutzen gezogen werden kann. Deswegen zunächst ein Überblick über die Eigenschaften des Usenet.

• Mehr als 35000 themenbezogene Diskussionsgruppen
• Weltweite Vernetzung aller Newsserver, dadurch Zugriff auf große menschliche Ressource
• Zugriff ähnlich einfach wie das Verwenden von Email
• Durch die weltweite Vernetzung und die große Nutzerzahl (cirka 100 Millionen) sehr kurze Antwortzeiten
• Durchsuchen aller bisher gestellten Fragen möglich, über Archiv-Dienste wie beispielsweise Dejanews

Die Hierarchie der Newsgruppen ist für den Einsteiger unübersichtlich, da es eine themenorientierte Hierarchie gibt (zum Beispiel comp. für Computer-Themen), aber auch eine geographische (zum Beispiel de. für deutsche Newsgruppen).

Tipp: Nahezu jeder Mitarbeiter am IIS ist mit allem ausgestattet um das Usenet zu nutzen. Sowohl der Netscape Navigator als auch Outlook Express können mit Newsservern kommunizieren. Der IIS-Newsserver heisst news.iis (bereits voreingestellt in Netscape) und antwortet auf dem Port 119. Wer die Hierarchie der Newsgruppen unübersichtlich findet, kann bei W3C (URL nicht mehr funktionsfähig) eine Übersicht finden.

Tipp: Zu den meisten Softwarepaketen gibt es eigene Newsgruppen, so auch für das CAD-Paket Cadence (news://comp.cad.cadence).

Maillisten

Wie erwähnt, werden Maillisten am IIS seit einiger Zeit verwendet (Eine Übersicht der existierenden Gruppen findet sich im Intranet (http://www-local/private/sysadmin/mail/listen.html). Als Listserver ist das Paket Majordomo im Einsatz.

Die Funktion eines solchen Listservers ist einfach. Jede existierende Liste hat eine Mailadresse (zum Beispiel iis-all@iis) und eine Anzahl an Mitgliedern. Jede an die Adresse einer Liste geschrieben Mail wird an alle Mitglieder der Liste per Mail weitergeleitet. Daraus ergeben sich gegenüber Onlinediskussionsforen signifikante Nachteile.

Die Darstellungsmöglichkeiten sind eingeschränkt, da nicht jeder Mailclient HTML-Mails darstellen kann. Infolgedessen ist die Darstellungsform auf reinen Text beschränkt. Grafiken, Tabellen, etc. sind nicht möglich.

Ein Archiv der Liste ist nicht verfügbar . Jedes Listenmitglied entscheidet selbst, ob es die Mails der Liste aufhebt oder nicht. Neue Listenmitglieder haben keine Möglichkeit, auf frühere Mails zuzugreifen.

Die Weiterverwendung der Inhalte (zum Beispiel um eine FAQ zu erstellen) ist nur bedingt möglich.

Diskussionsforen

Ein Diskussionsforum bietet die Möglichkeit, Diskussionen zu bestimmten Themen online zu führen. Es ist möglich, die Diskussionsinhalte per Email zu verschicken.

Alle Beiträge werden in einer Datenbank abgelegt und stehen somit für eine Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Fazit: Das Usenet kann als eine externe, kostenlose Ressource betrachtet werden. Durch die Einrichtung von Onlinediskussionsforen können signifikante Verbesserungen im Bereich Kommunikation und Sicherung der Diskussionsinhalte erreicht werden.

Zeitschriften, Zeitungen

Einige Bemerkungen zu Zeitschriften wurden bereits im Abschnitt über Bücher gemacht. Weiterhin ist festzustellen, dass der sogenannte Zeitschriftenumlauf, bei dem einer Zeitschrift eine Verteilerliste angehängt und diese dann auf die Reise durch das Institut geschickt wird, ineffizient sein kann.

Zeitschriften erreichen den Mitarbeiter, der weit hinten auf der Verteilerliste steht, oftmals sehr spät. Eine Größenordnung von einigen Monaten ist keine Seltenheit. Dies liegt daran, dass Zeitschriften oftmals für lange Zeit bei einzelnen Mitarbeitern verweilen. Andere können nicht mitverfolgen, wo sich die Zeitschriften momentan befinden.

Wissen, das ein einzelner Mitarbeiter aus Artikeln gewinnt (zum Beispiel über die Relevanz des Artikels), wird nicht erfasst. Außerdem können weitere Informationen zu den Artikeln, die ein Mitarbeiter zum Beispiel durch eine Recherche im Internet zu einem Artikel macht, nicht aufgenommen werden.

Der Inhalt der Zeitschrift ist erst in dem Moment bekannt, in dem die Zeitschrift bei dem Mitarbeiter eintrifft. Es besteht keine Möglichkeit, über Titel und Zusammenfassung den persönlichen Wert der Zeitschrift abzuschätzen.

Fazit: Folgendes Modell könnte bei den Zeitschriftenumläufen eine Verbesserung ergeben: Jeder Umlauf bekommt einen "Manager", der die Zeitschrift zuerst erhält. Er macht zum Beispiel alle Artikeltitel Online verfügbar. Damit kann jeder Umlaufteilnehmer die Relevanz der Zeitschrift abschätzen. Über dieses Onlineangebot können dann auch Kommentare zu den einzelnen Artikeln abgegeben oder weiterführende Informationen erfasst werden. Nur wer wirklich an einem der Artikel interessiert ist, erhält die Zeitschrift. Der Umlauf wird von einer Bring- zu einer Holschuld.

CDROM

Viele Informationen liegen mittlerweile multimedial auf CDROM vor. Eine gute Möglichkeit, diese zu veröffentlichen, stellen sogenannte CD-Server dar, welche unterschiedliche Mengen von CD’s aufnehmen und diese im Netzwerk zur Verfügung stellen können.

Am IIS sind einige CD Server im Einsatz. Es besteht allerdings bisher keine Möglichkeit strukturiert auf den Inhalt der Server zuzugreifen. Der Inhalt der Server ist nicht dokumentiert.

Fazit: CD-Server sind gut geeignet, um Software oder Archiv-CDs aufzunehmen. Der Inhalt dieser Server sollte transparenter gemacht werden.

Software-Code

Softwarecode enthält, wenn er richtig dokumentiert ist, sehr viel Wissen über Programmiertechniken und Problemlösungen und kann gegebenenfalls auch gut wiederverwendet werden.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, für bestimmte Funktionen Bibliotheken mit getesteten Modulen institutsweit zur Verfügung zu stellen. Dadurch muss zum Beispiel nicht jeder Mitarbeiter oder Diplomand sich seine eigenen Frequenzanalysatoren unter Matlab programmieren, sondern kann seine Energie darauf verwenden, bestehende Lösungen zu verwenden und zu verbessern.

Sehr wichtig, um den Verlauf eines Softwareprojekts verfolgen zu können, ist die Versionskontrolle. Diese stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt des Projekts Zugriff auf ältere Versionen gewährleistet ist und deren Funktionalität mit den neuen Versionen verglichen werden kann.

Tipp: Ein sehr bewährtes Versionskontrollsystem ist CVS. Für dieses System stehen auch auf der Windowsplattform komfortable Werkzeuge wie WinCVS zur Verfügung. Um CVS-Funktionalität auch über das Web bereitzustellen, kann CVSWeb verwendet werden.

Tipp: Mit CVS können nicht nur Softwarecodes verwaltet werden, sondern alle Arten von Projekten, die mit ASCII-Dateien arbeiten. Diese in XML verfasste Diplomarbeit wurde mit CVS verwaltet.

Briefe, Email

Briefe und Emails haben einen ganz beachtlichen Anteil am Kommunikationsaufkommen und sind damit wichtige Wissensträger.

In diesem Zusammenhang ist es sehr wichtig, Briefe und Emails, die einen bestimmten Personenkreis betreffen, für diesen zugänglich zu machen. Am IIS ist mit der Kundenkontaktdatenbank auf Lotus Notes Basis ein erster Anfang gemacht. Dieses Werkzeug steht allerdings nur einem kleinen Teil der Mitarbeiter zur Verfügung.

Mit Microsoft Outlook als Mailclient ist es beispielsweise sehr einfach möglich, den gesamten Mail und Briefverkehr automatisch mit zu protokollieren. Im Adressbuch besteht dann Zugriff auf die gesamte Kommunikation, die mit einer Person geführt wurde.

Implizites Wissen

Erfahrung, Negativwissen

Erfahrungen sind deswegen im Bereich implizit angeordnet, da jeder Mensch seine eigene Vorgeschichte besitzt und damit auf ganz individuelle Erfahrungen zurückgreifen kann. Erfahrungen sind weiche Daten, die nicht ohne weiteres in Datenbanken oder Dokumenten abgelegt werden können.

Negativwissen im eigentlichen Sinn gibt es nicht, denn Negativwissen ist Wissen, wie man Dinge nicht macht. Dieses Wissen ist für zukünftige Entscheidungen sehr wichtig, da ungeeignete Ansätze von vornherein ausgeschlossen werden können und so ein Ziel direkt erreicht wird.

Auf der anderen Seite birgt Negativwissen aber auch eine große Problematik in sich, denn um es zu erfassen, müssen die einzelnen Mitarbeiter dazu gebracht werden, ihre Fehler zu dokumentieren. Das ist nur in einer Umgebung möglich, in der großes Vertrauen unter den Beteiligten herrscht.

Der einfachste Weg, Erfahrungen und Negativwissen nutzbar zu machen, ist, die Erfassung in den Projektablauf zu integrieren und damit als völlig selbstverständlich zu institutionalisieren. Die meisten Projekthandbücher beinhalten die Elemente Projektvorbereitung (oder Kick Off) und Projektnachbereitung (erkennbar an Phrasen wie "...die Erkenntnisse aus dem Projekt sind zu dokumentieren und zu sichern..."). Die Sicherung der Erkenntnisse bei Abschluss eines Projekts wird oftmals aus Zeitgründen vernachlässigt.

Wenn am Ende eines jeden Projektes eine Projektnachbereitung eingeführt wird, können in dem darin enthaltenen Projektabschlussbericht Sektionen wie Was wir besonders gut gemacht haben, aber auch Welche Ansätze haben wir verworfen etabliert werden. Die Erfassung von Fehlern wird standardisiert und verliert an Brisanz.

Fazit: Negativwissen ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements. Die Probleme, die sich mit der Erfassung ergeben, können durch eine Integration der Erfassung in den Arbeitsablauf überwunden werden.

Handlungsmuster

Unter Handlungsmustern sind Prozesse zu verstehen, die in einem Menschen automatisch ablaufen, da er sie oft durchlaufen hat. Ein Beispiel für ein solches Handlungsmuster ist die Vorgehensweise bei der Recherche im Internet.

In den meisten Fällen verwenden Personen die Suchmaschine, die sie seit Beginn ihrer Internetaktivitäten verwendet haben. Die Tatsache, dass andere Suchstrategien, wie sie beispielsweise in der Suchfibel beschrieben werden, wesentlich effizienter sind, ist ihnen nicht bekannt. Der Punkt, an dem im Internet gesucht werden muss, hängt stark von der Art des Gesuchten ab. So gibt es neben den Suchmaschinen auch Kataloge, Mailarchive, Datenbanken, etc.

Weitere Handlungsmuster sind zum Beispiel die Dokumentenablage und die Organisation des Alltags (Zeitmanagement).

Wissensmanagement hat damit zu tun, bestehende Prozesse zu analysieren, Wissen über diese Prozesse zu gewinnen und den ganzen Prozess dann effizienter zu machen.

Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist, den betroffenen Personen ihre Handlungsmuster bewusst zu machen und sie durch Verbesserungsvorschläge für einen ständigen Verbesserungsprozess zu sensibilisieren.

Tipp: Eine wichtige Methode in diesem Zusammenhang ist Kaizen. Unter Kaizen ist die kontinuierliche Verbesserung aller Prozesse zu verstehen, die in einer Firma oder im privaten Leben durchlaufen werden. Kaizen kommt ursprünglich von einem Japaner, der die Verbesserungsprozesse in der japanischen Wirtschaft beschreibt. Er definiert Kaizen wie folgt: "KAIZEN means improvement. Moreover, KAIZEN means continuing improvement in personal life, home life, social life, and working life. When applied to the workplace KAIZEN means continuing improvement involving everyone - managers and workers alike." Nähere Informationen zu Kaizen können beim Kaizen Institut abgefragt werden.

Kontexte

Wie bereits erwähnt, sind Kontexte außerordentlich wichtig, um einzelne Wissenselemente in einen leicht erfassbaren Zusammenhang zu bringen. Die Frage ist, wie die Fülle an Einzelelementen zu einer Wissenslandkarte zusammengestellt werden können. In einer solchen Landkarte müssen alle Arten von Elementen zu beliebig vielen anderen in unterschiedliche Beziehungen gebracht werden.

Die größte Problematik ist die Heterogenität der Elemente. Es geht an dieser Stelle um Dokumente, Menschen, Vorgänge, Projekte, etc. Um diese Elemente in einen Zusammenhang zu bringen, gibt es die Möglichkeit der Metadatenerfassung.

Metadaten erfassen beispielsweise, dass ein Dokument von einem bestimmten Autor stammt und zu einem bestimmten Projekt gehört. Es kann dann nach weiteren Dokumenten des gleichen Autors oder nach ähnlichen Projekten gesucht werden. Die Schwierigkeit, die sich ergibt, ist die Definition der zu erfassenden Metadaten. Drei technische Ansätze sind besonders erfolgsversprechend.

Das Ressource Description Framework RDF ist ein vom W3C empfohlener Standard, um oben genannte Elemente zu beschreiben. Es basiert auf dem Standard XML und stellt eine Metasprache dar, mit der Ressourcen beschrieben werden können. Weitere Informationen gibt es bei der Standardisierungsinstanz W3.org.

Topic Maps ² stellt einen Standard zum Definieren von Wissenslandkarten dar ³, der mittlerweile ISO-genormt ist. Er bietet die Möglichkeit, alle genannten Elemente zueinander in Beziehung zu stellen und damit navigierbar zu machen. Wie auch RDF basiert Topic Maps auf XML.

Notiz: Leider bestand im Verlauf der Diplomarbeit aus zeitlichen Gründen keine Möglichkeit, sich mit dem Standard zu befassen. Es soll aber ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass es sich hierbei um eine Technik mit sehr viel Potential für das Wissensmanagement handelt. Ein möglicher und sehr vielversprechender Ansatz ist, die Ressourcen mit RDF oder Dublin Core (s.u.) zu beschreiben und deren Verknüpfung durch Topic Maps zu realisieren.

Der Dublin Core (DC) ist ein Set von Metadaten (15 Elemente), die es ermöglichen, eine Ressource zu beschreiben. Mit dem DC ist sowohl die Erfassung von elektronischen als auch die von klassischen Dokumenten möglich.

DC-Element	Beschreibung
TITLE	Der vom Autor gewählte Titel
AUTHOR oder CREATOR	Person oder Organisation, die für den intellektuellen Inhalt der Ressource verantwortlich ist.
SUBJECT oder KEYWORDS	Schlüsselwörter oder andere Arten der Klassifizierung. An dieser Stelle kann zum Beispiel die duale Dezimalklassifikation (DDC) zum Einsatz kommen
DESCRIPTION	Bei Textressourcen erscheint hier die Zusammenfassung, bei anderen (zum Beispiel Bildern) eine Beschreibung des Inhalts.
PUBLISHER	Organisation oder Person, die die Ressource veröffentlicht hat.
OTHER CONTRIBUTORS	Koautoren, etc.
DATE	Erscheindatum
RESOURCE TYPE	Die Art der Ressource. An dieser Stelle stehen vordefinierte Ressourcen.
FORMAT	Das Format der Ressource. Ein Standard, der mögliche Formate beschreibt heisst Mime Types. Diese sind im RFC2046 definiert.
RESOURCE IDENTIFIER	String oder Nummer, die die Ressource eindeutig beschreibt. Im Fall von Onlinedokumenten steht hier die URL, bei Büchern die ISBN-Nummer.
SOURCE	Bezugsquelle
LANGUAGE	Verwendete Sprache
RELATION	Beziehungen zu anderen Elementen. Die Art der Beziehungen sind im DC Standard noch nicht definiert. In diesem Konzept ist vorgesehen, Topic Maps als Standard einzusetzen, um Beziehungen zu definieren.
COVERAGE	Dieser Parameter befindet sich momentan noch in der Spezifikation. Er soll temporäre Zugehörigkeiten, wie beispielsweise zu Projekten, beschreiben.
RIGHTS MANAGEMENT	Angedacht ist einen kurzen Text oder eine URL zu erfassen, die Auskunft über die Rechte an der Ressource gibt.

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1. Michael Polanyi. The tacit dimension. Anchor Books, 1967. ↩

2. ISO/IEC 13250-5:2015 - Topic Maps. 2000. URL: https://www.iso.org/standard/21485.html. ↩

3. Thomas Gerick. Topic Maps: Der neue Standard für intelligentes Knowledge Retrieval. wissensmanagement. Das Magazin für Führungskräfte, 1/2000:8–12, 2000. ↩

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