Rahmenbedingungen am IIS
Rahmenbedingungen am IIS
Heterogenes (IT)Umfeld
Am IIS sind eine Vielzahl der verfügbaren Betriebssysteme (WindowsNT, Windows95/98, Windows3.11, HP/UX, Solaris, SunOS, OS/2, MacOS, Novell, Linux) sowie eine Vielzahl von Hardwareplattformen (Sun, HP, PC, Macintosh, etc.) im Einsatz. Es ergeben sich Probleme, die im Folgenden beschrieben werden.
Da auf den einzelnen Plattformen die Benutzerverwaltungen unterschiedlich sind, müssen Daten, wie Login und Passwort, auf mehreren Systemen synchron verwaltet werden, was einen hohen Administrationsaufwand bedeutet.
Auf den Plattformen NT, UNIX und Mac sind die Rechteverwaltungen grundsätzlich verschieden. Nutzer, die auf mehr als einem System Daten verwalten, müssen Kenntnisse über mehrere Systeme haben.
Die Supportressourcen sind auf viele Plattformen verteilt und können nicht fokussiert werden. In der Praxis bedeutet das, dass zwar alle genannten Plattformen angeboten, diese aber nicht in ausreichendem Maß unterstützt werden können.
Die Bereitstellung von Speicherplatz für die einzelnen Plattformen ist schwierig (zum Beispiel Konvertierung von Rechten UNIX/NT), da die Standards, die bei den einzelnen Betriebssystemen zum Einsatz kommen, nicht kompatibel sind (zum Beispiel NFS, SMB, FAT, NTFS).
Das gleiche Bild wie bei Betriebssystemen und Hardwareplattformen bietet sich bei der im Einsatz befindlichen Anwendersoftware. Es gibt keine Reglementierung, die den Anwender auf bestimmte Produkte beschränkt. Da die Formate der einzelnen Applikationen in der Regel nicht austauschbar sind, ergeben sich Probleme bei der Weiterverwendung der Dateien mit anderen Softwarepaketen.
Die Wahrscheinlichkeit, dass es eine solche Reglementierung in naher Zukunft geben wird, ist gering. Deswegen muss das zu konzipierende System die bestehende Vielfalt unterstützen.
Vorhandene Plattformen
Wie sich zeigen wird, muss eine Plattform, auf der Wissensmanagement implementiert werden soll, bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu gehören neben Offenheit, Flexibilität und Sicherheit vor allem die Eigenschaften Plattformunabhängigkeit (gerade im Bezug auf die vorhandene Heterogenität), einfache Bedienbarkeit und die Zugriffsmöglichkeit mit Standardsoftware.
Am IIS existieren bereits zwei Ansätze, die für eine solche Plattform in Betracht gezogen werden können, Lotus Notes und das Intranet (https://www-local/private) des IIS.
Lotus Notes
Zum Zeitpunkt der Arbeit waren über die Basisfunktionalität des Notessystems hinaus, abgesehen von einer Adressdatenbank und einem Helpdesksystem, keine Applikationen verfügbar, die allen Mitarbeitern am Institut einen Nutzen bringen konnten.
In den einzelnen Abteilungen sind teilweise in Eigeninitiative kleine Applikationen entstanden, die dort auch erfolgreich eingesetzt werden. Ein Beispiel hierfür ist ein Software-Fehlerverfolgungssystem, das nur mit Notes-Standardfunktionen erstellt wurde.
Ein Mitarbeiter, der einen Client installiert, muss sich zunächst einmal in die relativ komplizierte Bedienung von Lotus Notes einarbeiten.
Da Lotus Notes in der Version 4.6 eingesetzt wird, ist das Bedienen über einen Browser nur bedingt möglich. Eine sinnvolle Nutzung setzt den Notes-Client voraus.
Die Administration des Notesservers erfolgt zentral durch die Rechnerbetreibergruppe. Eigene Inhalte müssen mit ihrer Hilfe und Zustimmung auf den Server gebracht werden.
Wie bereits erwähnt, wird für die sinnvolle Nutzung von Lotus Notes ein spezieller Client benötigt. Die Installation dieses Clients erfordert die Präsenz eines Systemadministrators und cirka 20 Minuten pro Installation.
Probleme ergeben sich mit der Kompatibilität von Windows- und Mac-Clients. Die Unterstützung des Clients für die Sun-Workstation ist ab Version R5 eingestellt worden. Das Benutzerkonzept von Lotus Notes ist ganz anders aufgebaut, als das von Windows oder Mac. Bei der Einarbeitung muss eine sehr steile Lernkurve durchlaufen werden.
Die vom IIS auf Lotus Notes implementierten Funktionen sind zumeist nicht dokumentiert, was den Einstieg erschwert. Für neue Notes Nutzer gibt es keine Möglichkeit, sich schnell in das System einzuarbeiten, weil der Notes-Client nicht intuitiv bedienbar ist. Es existiert kein Einführungskonzept, mit dem die Mitarbeiter an die Nutzung von Notes herangeführt werden.
Fazit: Lotus Notes ist zwar sehr gut geeignet, um die Funktion eines Wissensmanagementsystems zu übernehmen. Allerdings existiert am IIS keine klare Einführungsstrategie, was die Frage aufwirft, ob Notes in einem sinnvollen Zeitraum am Institut für alle Mitarbeiter verfügbar sein wird. Wegen der steilen Lernkurve bei Administration, Entwicklung und Nutzung ist die Einführung von Lotus Notes sehr ressourcenintensiv.
Intranet
Das Intranet wird bereits als Präsentationsplattform von verschiedenen Gruppierungen am IIS genutzt (zum Beispiel PR-Runde). Allerdings fehlen Präsentationen wichtiger anderer Gruppierungen wie beispielsweise die des Leitungskreises. Es gibt somit keinen Informationskanal, der von den Mitarbeitern zum Leitungskreis geht, außer persönlichen Emails und den Infotreffs, die in regelmäßigen Abständen statt finden.
Die Möglichkeit für Mitarbeiter oder Gruppierungen, eigene Inhalte einzustellen, ist schwierig. Zwar gibt es einen Bereich (http://www-local/private/user), in dem jeder Mitarbeiter Webseiten ablegen kann, diese werden aber nicht auf die Intranetseiten verlinkt und sind somit nur schwer zu finden.
Im bestehenden Intranet existierte bis zum Zeitpunkt dieser Arbeit keine Möglichkeit, auf den Inhalten eine Volltextsuche durchzuführen. Aus diesem Grund wurde eine Suchmaschine für das Intranet implementiert, die im oben genannten Bereich 17.000 Dokumente (davon über 3000 HTML-Dokumente) festgestellt hat.
Große Teile der Informationen im Intranet sind veraltet. Im Softwarebereich sind beispielsweise Softwarepakete zu finden, für die Mitarbeiter verantwortlich sind, die schon seit Jahren nicht mehr am Institut arbeiten. Ein Grund für diesen Zustand ist darin zu sehen, dass die Verwalter des Softwarebereichs nicht mit den einzelnen Softwarepaketen arbeiten.
Die Administration des Intranets ist zentral organisiert. Inhalte können nur in Absprache mit den Administratoren eingestellt werden, was die Einstiegsschwelle, eigene Inhalte einzubringen, erhöht.
Der große Vorteil des Intranets ist die einfache Bedienbarkeit mit einem Standardbrowser. Derartige Browser sind auf beinahe allen Rechnern installiert. Die Verbreitung von speziellen Clients ist nicht nötig, was eine enorme Ressourcenersparnis darstellt.
Fazit: Das Intranet bietet den Vorteil, dass die dort verfügbaren Inhalte für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Leider ist die Interaktion mit dem Nutzer und das Einstellen eigener Inhalte bisher nur bedingt möglich und macht so den bisherigen Ansatz des Intranets für ein Wissensmanagementsystem unbrauchbar.